Mis on veebinar ja kuidas selleks ette valmistuda

Veebinar on online’is läbiviidud seminar, millest inimesed saavad interneti vahendusel ükskõik millisest maailma nurgast osa võtta.

See toimub enamasti otseülekandena ja nii saavad osalejad pärast ettekannet oma küsimused läbiviijalt või kutsutud külaliselt ära küsida. Need, kellel ei õnnestunud õigeks ajaks kohale tulla, saavad hiljem vaadata salvestist.

Veebinari formaat muutus eriti populaarseks 2020. aastal, kui koroonaviiruse tõttu muutus füüsiliste kokkusaamiste korraldamine keeruliseks või isegi võimatuks. Et publikuga kontakti mitte kaotada, kolisid paljud üritused internetti ja ka osalejad avastasid, et kodust diivanilt osalemine polegi nii halb mõte kui nad seni olid arvanud. Seda näitab ka asjaolu, et veebinarid on siiani populaarsed, kuigi muu elu on enam-vähem taastunud.

Üks internetti kolimise vajadusest sündinud ettevõtmine on Timo Porvali loodud Turunduslabor. Timo on tänaseks Marathoni stuudios veetnud sadu tunde, tehes otseülekandeid ja luues erinevas vormis salvestatud videosisu. Nii on Timo meie kõige kogenum veebinaride tegija. Palusimegi temalt näpunäiteid, kuidas veebinariks valmistuda ja seda hästi läbi viia.

1. Miks just veebinar?

Oma sihtgrupini jõudmiseks on palju erinevaid viise, veebinaril on aga teiste ees mitmeid selgeid eeliseid:

• Otseülekanne võimaldab suhtlemist ja suhete loomist oma publikuga.
• Osaleda saavad inimesed igast maailma otsast.
• Igakuised kasulikud videod hoiavad sind pildis ja arendavad (persooni)brändi.
• Saad koguda registreerujate meiliaadresse nendega edasi suhtlemiseks.
• Kasulik ja hariv sisu toob juurde maksvaid kliente.
• Hea võimalus on luua suhteid oma veebinaride külalisesinejatega.
• Salvestatud materjali on võimalik hiljem levitada ja uuesti kasutada.
• Salvestisest on võimalik välja võtta huvitavaid lõike turundusmaterjalideks.
• Osalejate arvu piirab vaid sinu tehnilise partneri võimekus otseülekannet teha. Sinu ruumi rendi kulu ei suurene, kui osalejaid on 20 asemel 200.

2. Kuidas planeerida veebinari sisu?

Vali õige formaat (võimalusi on lõputult!)

Mõned näited Turunduslaborist:

• tunnised harivad sündmused koos külalisega;
• Q&A kõned (küsimused ja vastused koos külalisega või ilma);
• Turunduslabori veebipõhine koostööpäev “Get Sh!t Done”.

Üks live-veebinaride olulisemaid võimalusi on publikuga suhtlemine. Kui sa annad osalejatele võimaluse esitada küsimusi või küsid midagi neilt endalt, on nad rohkem kaasatud ja neil on kogu sündmusest rohkem kasu.

Mõtle juba ette välja, kuidas sa inimesi kaasad. Loosi näiteks kõige aktiivsemale küsijale välja auhind (mis on sinu toote või teenusega seotud). Aga loomulikult pead valmis olema selleks, et ka auhind ei pane kedagi küsima. Selliseks puhuks valmista ise külalisele paar lisaküsimust ette.

Mõtle läbi sisu

Nagu kõige muu puhul, mida sa oma (potentsiaalsete) klientide heaks teed, peab sisul olema SISU. See peab aitama leida lahendusi nende peamistele probleemidele. Eesmärk on teha tasuta nii vinget asja, et selle eest võiks vabalt raha küsida. 

Isegi siis, kui su veebiseminari eesmärk on otseselt oma tooteid või teenuseid müüa, siis ei tohiks müügile minna üle 10% ajast ja fookusest. 

Seo müük ära auhindadega, nii saad neid mainida alguses ja teha eraldi üleskutse lõpupoole. Veebinari peamine sisu peaks olema ikkagi kasutajale väärt teadmiste pakkumine, mille sa juba turundussõnumites välja lubasid.

Veebinari on alati natuke lihtsam läbi viia huvitava ja targa külalisega, seega vali hoolega, keda sa endaga koos otseülekandele kutsud. Nagu eespool öeldud, on veebinari plussiks see, et osaleda saab ükskõik millisest maailma nurgast, ja see kehtib ka külalise puhul. 

Kui sul endal kohe ühtki teemat pähe ei tule, siis alati on hea selgitada, KUIDAS sinu valdkonnas midagi tehakse. Ka on hea rääkida juba tehtud projektide käigus omandatud kogemustest (case study’d). 

Mõned ideed:

• Juuksur: Kuidas teha kodus kerge vaevaga pidulik soeng
• Sündmuskorraldaja: Kuidas me korraldasime oma ettevõtte suvepäevi ja mida me sellest õppisime
• Pilatese treener: Kuidas treeningute abil seljavalust vabaneda
• Taimeistandus: Millal panna seemned mulda ja millal taimi ümber istutada

Kindlasti tasub mõelda, kuidas algus kohe põnevaks teha ja milliste hashtag’ide abil võiks sotsiaalmeedias rohkem tähelepanu saada. Iga väike detail aitab publikut kasvatada.

Veebinari ülesehitus

Otseülekande sobivaimaks pikkuseks on enamasti 45-90 minutit, mille sisse peavad ära mahtuma ka kuulajate küsimused. Selline ajaformaat sunnib ka sind ennast valitud teemas püsima ning olema võimalikult konkreetne.

Mõtle ise ja konsulteeri külalisega, kas te soovite kasutada slaide ja/või tahvlit, sest nende organiseerimine ei tohi jääda viimasele minutile. Eriti oluline on see slaidide puhul, need peavad olema tehnilisele tiimile sobivas formaadis. Millises täpsemalt, on mõistlik neilt varakult üle küsida.

Testige koos tiimi ja külalisega enne päris sündmusega alustamist läbi kõik vajalikud ekraanijagamised ja muud funktsioonid, mida teil on vaja kasutada. Veebinar ei tohiks alata sellega, et esimesed 10 minutit vaadatakse üle esinejate arvutisätteid heli toimima saamiseks.

Veel detaile, mis üle vaadata:

• taust,
• riietus,
• heli,
• pilt,
• toimumise aeg.

3. Veebinari tehniline teostus

Levinumad ja lihtsamad kanalid veebinari läbiviimiseks on: Facebook, Zoom ja Youtube.

Sobiva kanali valik sõltub sellest, kui palju inimesi sinu veebinariga eeldatavasti liitumas on, kuhu sa oma külastajate liiklust suunata tahad ja mis sulle endale kõige mugavam tundub.

Timo kogemuse põhjal on iga kanali plussid ja miinused järgmised.

Veebinar Facebookis

Veebinar Zoomis

Veebinar Youtubes

Suurimad erinevused nende kolme platvormi vahel on seega võimalus inimestega suhelda ja kommentaaride vaade. Mõnda esinejat segab see, kui kommentaarid on kogu aeg nähtaval, sellepärast sorteerib parimad küsimused vastamiseks välja tema abiline. Teised soovivad aga aktiivselt dialoogis olla ja pidevalt ekraanil inimeste reaktsioone näha.

Timo veebinaride puhul tegeleb chatis toe pakkumise ja küsimuste koondamisega harilikult keegi teine, kes edastab talle ainult kõige olulisema. Abistajal on teinegi ülesanne: ta kogub hea tagasiside ja parimad fraasid vestlusaknast kokku, hiljem on neid hea salvestise levitamise turundusmaterjalides kasutada.

Kui sul jäi küsimusi, siis räägi meie tiimiga läbi, leiame koos sobivaima lahenduse. 

4. Veebiseminari turundamine

See tegevus on võti, et seminari ettevalmistus ja muu eelnev töö vilja kannaks. Oluline on mõista, et inimest on keeruline isegi tasuta otseülekandele registreeruma saada. Tal on lihtsalt musttuhat muud võimalust oma õhtut veeta (pere või sõpradega aja veetmine, Netflix, raamatu lugemine, silmade puhkamine ja looduses viibimine jne). Samuti mängivad oma rolli ka hirmud, et äkki hakatakse temalt kui vaatajalt midagi otse küsima, äkki see veebinar on aja raiskamine, äkki hakatakse meiliaadressile spämmi saatma jne.

Põhjusi, miks sinu veebinarile mitte tulla on palju ja kui sa turundusega neid hirme maha ei võta, siis läheb su eelnev töö luhta.

Timo sõnul on veebinari turundamise juures kaks kriitilist komponenti, mis peavad paigas olema: registreerimisleht ise ja see, et inimesed sinna üldse jõuaksid.

Olulised punktid registreerimislehel:

• millist kasu vaataja veebinarist saab;
• kell, mis alla tiksub;
• usaldust tekitavad numbrid;
• täpsema kasuga bulletid;
• esinejate pildid + tutvustus;
• registreerunud osalejate arv;
• varasemate osalejate tagasiside;
• video;
• kellele sobib, kellele mitte;
• registreerimise nupp koos üleskutsega.

Kanalid, kus veebinari levitada:

• isiklikud sotsmeedia kanalid,
• FB grupid (adminidega kooskõlas),
• FB reklaam,
• YT reklaam,
• isiklikud kutsed,
• lühike live mõne esinejaga, et tema kuulajate ette saada,
• enda meililist,
• külalise meililist,
• külalise sotsmeedia kanalid.

Et registreerujate elu lihtsamaks teha, on hea mõte registreerimise Tänan-lehel kasutada kohest kalendrisse lisamise võimalust (addevent). Ning loomulikult saata neile meeldetuletusi 3 päeva, 1 päev ja ka 15 minutit enne otseülekande algust, sest inimesed unustavad või tulevad värskemad kohustused peale. Kui oled jagatava materjali kasulikkuses ja kvaliteedis kindel, siis peaksid veebinari toimumist registreerujatele meelde tuletama. Usu, enamik kirja saajatest on sulle selle eest tänulikud. 

Timo rõhutab, et ehkki veebinari õnnestumise heaks tehtav töö on omajagu suur, pole enamik valmis seda tegema. Kui sina oled, on sul teiste ees selge eelis.

Lisaks lubab ta, et iga järgmise veebinariga läheb kõik lihtsamaks ja paremaks, sul tekib süsteem ja arusaam, kuidas ja mida teha. Timo soovitab enne 5–10 veebinari ära teha ja alles siis otsustada, kas see on sinu jaoks liiga raske või mitte. 

Inspiratsiooniks: oma ärile on veebinaridega hoogu andnud näiteks Turunduslabor, Edu Akadeemia, Kasak Solutions, Bränd Nimega Sina ja Täitsa Pekkis podcast.

5. Veebiseminari otseülekanne

Katseta, katseta ja veelkord katseta enne otseülekannet kõike, mis valesti minna võib. Näiteks ühe suurema Turunduslabori ürituse alguses, kui juba 500 inimest oli kohal, pani Facebook live’i kinni, sest taustalugu oli valesti valitud ja selle mängimiseks puudusid õigused. Seetõttu on mõistlik ülekanne käima panna juba 15–20 minutit enne õiget algust, et selle aja jooksul viimased viperused endast märku annaksid.

Pane endale (ja külalisele) valmis vesi, kohv ja kurgupastillid.

Häälesta ennast esinemiseks. Kui teed veebinari üksi, siis veendu, et oled enne mõnda aega kõva häälega rääkinud ja su hääl on ärkvel. Kas sa vajad 5 minutit enne esinemist vaikust, et teemad uuesti läbi mõelda? Või vajad sa hoopis toredat ülessoojendavat vestlust? Võib-olla võiksid enne veebinari hoopis tantsida ja ennast sel viisil aktiveerida? 

Leia endale sobivaim viis energiataseme tõstmiseks, sest inimesed saavad väga hästi aru, kas sa oled väsinud ja unine või energiline – sinu olek kandub ka neile üle. Jää iseendaks ja naerata! Sa korraldad veebinari, et inimesi päriselt kasuliku sisuga aidata ja nad tahavad sind kuulata.

Ära heitu, kui esimestel veebinaridel on publik väike. Rusikareegel on, et enamasti tuleb kohale 25–35% registreerujatest. Igal juhul anna endast maksimum – oma publikut ehitataksegi väikeste sammudega.

Kui soovid, võid veebinari alguses anda inimestele paar minutit aega kogunemiseks, aga täida see aeg millegi põnevaga. Räägi midagi huvitavat näiteks ettevalmistustest, et inimesed oodates ei igavleks.

Anna vaatajatele enne sisulise poolega alustamist teada, milline on veebinari ajakava. Isegi siis, kui see on lihtne: esimesed 30 minutit küsitled külalist sina ja 15 minutit vastate osalejate küsimustele. Või kui soovid küsimustele jooksvalt vastata, siis ütle ka see selgelt välja. Anna teada ka eeldatav veebinari pikkus ja korda üle, kas ja millistel tingimustel on neil võimalik näha salvestist.

Kui sul on järgmise veebinari idee juba paigas, siis ära unusta ka see lõpus välja hõigata. On väga suur tõenäosus, et veebinari õnnestumise korral tuleb suur hulk osalejaid ka sinu järgmisele seminarile.

6. Pärast

Kui kasutasid slaide, siis on soovitatav need hiljem osalejate e-postile saata. Ka neile, kes otseülekannet kuulama ei jõudnud – neile on hea kaasa panna link kordusele. (Seda muidugi juhul, kui sa otsustad korduse avalikuks teha.)

Samas kirjas on võimalik mõne eripakkumisega ka natuke müüki teha. 

Küsi osalejatelt kindlasti ka tagasisidet. 

Alati on mõistlik kogu korraldustiimiga maha istuda ning järeldused kirja panna – mis läks hästi, mis halvasti ja mida järgmisel korral paremini teha. Nii tuleb iga järgnev veebinar aina parem ning tõenäoliselt suureneb ka osalejate hulk.

Ja ära siis unusta, et salvestatud materjali saab kasutada edaspidi kas boonusena mingite toodete-teenuste müügis või turundusmaterjalina.

Kui soovid oma veebinari viia läbi stuudios koos spetsialistide abiga, siis võta meiega julgelt ühendust.